Damit dein Corporate Event reibungslos abläuft und alle Teilnehmenden am Ende begeistert abreisen, muss nicht nur das Programm stimmen, sondern auch die Eventlocation. Vor der Buchung der richtigen Eventlocation musst du aber noch einiges klären. Erfahre hier, wie du die passende Location für dein Event auswählst.
Worauf solltest du bei der Wahl der Eventlocation achten?
Als Erstes muss dir genau klar sein, was der Anlass für dein Event ist, wann es stattfinden soll und wer dein Event besuchen wird. Darauf baut sich die weitere Planung auf und du kannst Zusätzliches für die Eventlocation abklären. Die 6 wichtigsten Kriterien dabei sind:
1. Budget für das Event
Jedes Event sollte ein konkretes Budget haben, dass immer im Blick behalten werden muss. Das Budget bezieht sich nicht nur auf die Miete der Eventlocation, sondern auch für eventuell anfallende Nebenkosten, wie Personal, Catering und Ausstattung. Daher sollte bei der Eventplanung auch festgelegt werden, welche Punkte auf jeden Fall und welche nur bei überzähligem Budget umgesetzt werden sollten. Auch muss darauf geachtet werden, dass je nach Zeitraum die Mieten für Events stark variieren und somit die Miete vor allem zur Ferienzeit und um die Feiertage höher sind.
2. Verfügbarkeit der Location
Heutzutage ist es gar nicht mal so unüblich, dass beliebte Locations bis zu einem oder auch mal zwei Jahre im Voraus ausgebucht sind. Um das bei deiner Wunsch-Location zu vermeiden, solltest du frühzeitig anfangen, nach der passenden Veranstaltungshalle Ausschau zu halten. Falls dein Event ein bestimmtes Datum haben soll, ist es natürlich umso wichtiger, möglichst früh mit der Suche zu beginnen.
3. Größe der Location
Natürlich muss die Größe der Location genau passen, damit sie einerseits nicht zu groß ist und es so scheint, als wären nicht genug Teilnehmende vor Ort. Andererseits darf sie auch nicht zu klein sein, da sich dein Event sonst ganz schnell zu überlaufen und einengend anfühlen kann. Viele Locations können daher beispielsweise durch Raumtrenner individuell gestaltet werden. Je nach Event-Anlass könnte auch ein weiterer Raum als Rückzugsmöglichkeit für die Veranstaltenden nützlich sein.
4. Ausstattung der Location
Die Ausstattungen spielen eine sehr große Rolle und müssen daher auch beachtet werden. Von Basics bis hin zu speziellen Ausstattungen – Jede Location kann dir ganz unterschiedliche Equipment-Träume ermöglichen. Zu den wichtigen Basics gehören unter anderem:
- Ausreichend große Garderobe
- Genügend Sanitäreinrichtungen
Ausreichend Sitzmöglichkeiten
Die technische Ausstattung kann von Mikrofonen, Lautsprechern, Beamern bis hin zur Heizung oder Klimaanlage reichen. Informier dich daher vorab, was schon zur Location gehört und was du sonst noch zusätzlich organisieren müsstest. Hier solltest du auch wieder die Kriterien Budget und Verfügbarkeit beachten und rechtzeitig prüfen, wo du welche technische Ausrüstung zu welchem Preis besorgen kannst.
Weitere Aspekte, die du vorher prüfen solltest, sind:
- Gute Akustik in den Räumen
- Ausreichende Anzahl vorhandener Stromanschlüsse
- Stabiles WLAN
Bei Bedarf: Rednerpult, Podeste und Leinwände
Übrigens: Locations bieten in der Regel Besichtigungstermine an, an denen du dir alles anschauen kannst und auch direkt abklären kannst, was vor Ort vorhanden ist und was du bei der Location zusätzlich buchen oder extern mieten müsstest.
5. Lage der Location
Genauso wichtig, wie all die anderen Kriterien, ist eine gute Lage der Location. Damit der Besuch deines Events für deine Gäste stressfrei bleibt, solltest du bei dem Veranstaltungsort auf diese Punkte achten:
- Eine gute verkehrstechnische Anbindung
- Falls deine Gäste mit dem Auto anreisen, genug Parkmöglichkeiten in der Nähe
- Eine gute Anreisemöglichkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
- Bei mehrtägigen Events: genug Übernachtungsmöglichkeiten in der Umgebung
6. Vorschriften und Sicherheit der Location
Gesetzlich sind alle Locations dazu verpflichtet, sich an die Versammlungsstättenverordnung zu halten, trotzdem solltest du auch darauf achten, dass beispielsweise bei deiner Veranstaltung Fluchttüren und -wege nicht zugestellt werden. Auch solltest du dich rechtzeitig darüber informieren, ob du eine Versicherung für dein Event abschließen musst.
Wie entscheidest du dich nun für eine der Eventlocations?
Während der Suche nach der richtigen Eventlocation fallen immer wieder neue Aspekte ein, die für dein Event entscheidend sind. Spätestens nachdem du mehrere Eventlocations besichtigt hast, kannst du ein gutes Gefühl dafür bekommen, was du brauchst. Daher empfehlen wir dir unbedingt die Locations, die für dein Event infrage kommen, zu besichtigen. So kannst du dir einen ersten Eindruck verschaffen, und auch Punkte wie die Erreichbarkeit prüfen.
Hast du nun mehrere Locations gefunden, die zu deinem Event passen, also auch verfügbar sind? Dann musst du dich noch für eine entscheiden. Dazu kannst du den einzelnen Kriterien, die deine richtige Eventlocation ausmachen, eine Gewichtung zuteil, indem du sie als am wichtigsten (A), als wichtig (B) und als nicht so wichtig (C) zuordnest. Nachdem du dies gemacht hast, wählst du die Location aus, die am stärksten in der Kategorie A ist und schon hast du die richtige Evenlocation für dich.
Hast du dich nun für eine Eventlocation entschieden und musst noch am Eventmarketing arbeiten? In weiteren Beiträgen geben wir dir 5 Tipps, mit denen du deine Event-Landingpage aufpimpst und zeigen dir, wie du Social-Media-Ads erfolgreich für Events einsetzt.
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